a：

对于交易较少的小企业，精明的企业主可以使用Excel作为会计软件的替代品。 Excel拥有创建和维护总账所需的所有工具，但需要仔细的用户和对基本会计的扎实了解。根据Entrepreneur杂志的报道，由于Excel的多样化功能，它是许多商业软件应用程序最大的竞争对手之一。对于不确定是否投资会计软件的企业主而言，在购买会计软件之前，Excel可能是开始保存会计记录的好地方。

<！ --1 - >

一个简单的记录保存设置应该首先包括交易日期，交易描述和参考号码的列，例如发票或支票号码。下一列将列出一年中要使用的每个账户。仔细的思考应该进入账户的选择，因为这将是很难回头，稍后做出改变。从左至右，列出的第一个账户应该是收入报表账户，从收入开始到费用结束。其次是资产账户，然后是负债账户，最后是任何权益账户。

<！ - 2 - >

总账使用复式簿记来跟踪公司所有的交易，在开始使用Excel作为总账之前，理解这个概念是很重要的。

如果这是一家新公司，那么第一笔交易可能就是投资公司的股权。例如，简决定开一家机械加工厂。她已经储蓄了750,000美元来开始这笔生意，并且开设了一个基金的商业支票账户。

<！ Jane知道这个交易会增加公司的现金账户，即借方记录，并且会被所有者权益账户（信用记录）的增加所抵消。在这个Excel系统中，所有借项入账都应记录为正值，所有入账入账都应记录为负值。 Jane将在电子表格的第一行输入交易日期和“资本投资”等描述。然后，她将向电子表格的“现金”帐户列中输入正面的$ 750,000，并将$ 750,000的负值输入到电子表格的“所有者权益”帐户列中。作为一个支票，Jane应该使用Sum公式来确保每行的所有条目总和为$ 0。 Jane将继续为每笔交易进行一次交易。如果Jane用公司现金购买设备，她将进入一项交易，在“设备”帐户列中显示借记或正面输入，并在“现金”帐户列中显示信用或否定条目。如果她向客户销售加工服务，她将在“收入”账户中记入一笔贷款，并记入一笔股权账户的借方。

每个帐户列的总数应该在电子表格的底部相加。所有收入账户的总和可以加起来计算当前的净收入。其他栏可以根据需要进行合计，例如总资产，总负债和总权益。